20 November 2017

Document management steeds hoger op de agenda

In de informatiemaatschappij waarin we tegenwoordig leven valt het niet meer weg te denken: document management. Om de bedrijfsresultaten te verbeteren en de compliance beter in te richten is het efficiënt opslaan en beheren van documenten cruciaal. Voor de IT-manager is er een aantal uitdagingen op gebied van documentbeheer en daarom vraagt dit om eenvoud.

Verloren kosten

De kennis en geschiedenis van organisaties is grotendeels opgeslagen in documenten. Dit kan zowel digitaal als op papier zijn. Het digitale gedeelte schijnt efficiënt te zijn, maar niks is minder waar. Uit onderzoek is gebleken dat werknemers per dag gemiddeld 1 tot 2 uur kwijt zijn aan het vinden van de juiste informatie, bijvoorbeeld e-mails. Hierdoor gaan veel kosten verloren en deze kosten zullen in de toekomst ook gaan groeien wegens de toenemende omvang van informatiestromen. Het is daarom cruciaal om deze bestanden beter en sneller vindbaar te maken vanaf ieder device. Document management is hierbij een goede oplossing, doordat bedrijfsprocessen beter op elkaar aansluiten.

In de greep van in verleden aangeschafte legacy

Document management neemt een vlucht door de technologische vooruitgang. “Document management heeft altijd wel prioriteit gehad, maar CIO was lange tijd in de greep van in het verleden aangeschafte legacy”, vertelt Arno Jellema, oprichter en mede-eigenaar van TCF. TCF biedt verschillende IT-oplossingen waardoor bedrijven een optimalisatieslag kunnen maken op gebied van documentprocessen. “Organisaties worstelden heel lang met hun legacy. Jarenlang was het niet eenvoudig systemen op elkaar aan te passen, omdat deze verouderd waren. Omdat de investeringen zo hoog waren, zag ook de CFO het niet als een haalbaar project met een interessante ROI. De afgelopen jaren is de software sterk verbeterd. Oude systemen hoeven niet vervangen te worden; we plaatsen er een laag overheen waardoor bedrijven toch gebruik kunnen maken van de nieuwe voordelen. Minder investeren, meer profiteren dus. IT maakt het mogelijk.”

Denken in oude systemen

Vaak wordt de modernisering van document management nog tegengehouden, omdat IT-managers denken in oude systemen. Wegens de populariteit van HNW en de CEO die reeds vanuit privésfeer is gepamperd met moderne consumententechniek moeten ze uiteindelijk wel. De medewerkers in de business zijn gewend aan gebruiksvriendelijke oplossingen en verwachten dus dat tooling voor document management op eenzelfde niveau van gebruiksvriendelijkheid zit.

Duidelijke documentstrategie

Document management gaat verder dan enkel het vastleggen van alle informatie; het vindbaar maken van documenten is uiteraard de kern van de zaak. “Met een uniforme oplossing moeten medewerkers de informatie die in verschillende systemen binnen een organisatie zit besloten, naar boven kunnen halen, waar ze ook zijn.” Een duidelijke documentstrategie is hierbij wel belangrijk.

Anywhere, anytime, anyhow

Een DMS draait steeds vaker in de cloud. Het principe van ‘anywhere, anytime, anyhow’ spelen hierbij als overweging een grote rol. Het voordeel ervan is dat informatie beter vindbaar is en beter gestructureerd wordt, maar ook papieren documenten worden overbodig. Ook het gebruik van metadata zorgt ervoor dat documenten sneller worden gevonden. Binnen een DMS heeft de gebruiker alleen toegang tot die informatie waarvoor hij geautoriseerd is. Ook verkleint een DMS het risico op verlies van informatie.