VIM

Uit recent onderzoek is gebleken dat tot 80 procent van de ondersteunende documentatie voor factuurverwerking handmatig blijft, wat resulteert in onnodige, foutgevoelige gegevensinvoer. Met Vender Invoice Management (VIM) is factuurbeheer niet meer tijdrovend en arbeidsintensief. Herhaalde taken, complexe nalevingscontroles en vervelende tracering van facturen worden geautomatiseerd, waardoor financiële specialisten zich nu kunnen concentreren op taken met toegevoegde waarde. VIM stroomlijnt order-to-pay-operaties.

Het optimaliseert en vereenvoudigt het proces van het ontvangen, beheren, bewaken en routeren van facturen, orderbevestigingen, leveringsbonnen en bijbehorende documentatie op alle niveaus. Dit zorgt voor consequent, nauwkeurige, tijdige en conforme financiële betalingen aan leveranciers, elke keer. Het versnelt de factuurverwerking door snelle factuurgegevensverzameling en geautomatiseerde routing. En vermindert de tijd die nodig is om facturen te verwerken door snelle gegevensverzameling vanuit elke bron (bedrijfsnetwerken, EDI, XML, e-mail of scan).

Daarnaast biedt het intelligente gegevensverrijking en geautomatiseerde factuurroutering op basis van bedrijfsregels en rollen. De geïntegreerde self-service gebruikersinterface voor leveranciers en medewerkers elimineert tijdrovende antwoorden op vragen over facturen en betalingen.
Door te zorgen voor tijdige factuurverwerking, kunnen inkoopafdelingen onderhandelen over aanvullende vroegtijdige betalingskortingen. Aanzienlijke besparingen worden ook bereikt door:

• Kosten per transactie (CPT) te verlagen;
• Verbetering van het contant geldbeheer door middel van rapportagemogelijkheden voor schulden;
• Lagere arbeidskosten voor gegevensinvoer door automatische gegevensverzameling met behulp van elektronische factuurformaten of OCR (Optical Character Recognition).

Garandeert naleving door gedefinieerde bedrijfsprocessen en een gedocumenteerd audittraject Alle facturen voldoen aan een gedefinieerde en gedocumenteerde reeks bedrijfsregels. De acties die een gebruiker kan ondernemen om het probleem op te lossen, zijn gekoppeld aan specifieke gebruikersrollen en garanderen een strikte functiescheiding. Accountants hebben op elk moment volledige toegang tot deze gedetailleerde factuurverwerkingsgeschiedenis omdat alle acties worden gedocumenteerd in het controlespoor. Deze functies zijn vereisten voor fraudepreventie en voldoen aan interne controles op de voorschriften voor financiële rapportage. Dit nalevingsniveau vermindert het risico met behoud van efficiëntie. Dezelfde gegevens worden gebruikt voor gedetailleerde rapportage, waardoor snelle analyse van knelpunten in de verwerking mogelijk is, zoals:

• buitensporige stilstand tijden;
• aantal aanrakingen;
• de tijd die nodig is om een factuurprobleem te verwerken.

Trendanalyses kunnen bijvoorbeeld een leverancier onthullen die onvolledige of onnauwkeurige facturen uitgeeft. De geïntegreerde trendvisualisatie bewijst de effectiviteit van procesveranderingen en bevordert continue procesoptimalisatie. Geoptimaliseerde operaties maken crediteurenmedewerkers vrij om proactief te werken met inkoop, leveranciers en operaties om ervoor te zorgen dat problemen worden opgelost voordat ze zich voordoen, terwijl nieuwe manieren worden onderzocht om de Order to Pay-kosten en cyclustijd te verminderen.